Conten Menu Sistem Informasi Akademik SMK

Beberapa tahun yang lalu, saya sempat merekomendasikan sebuah aplikasi sistem informasi akademik ke sekolah, dari situ muncul diskusi dan ide dan beberapa perubahan menu yang diharapkan sesuai dengan apa yang diterapkan disekolah ini. Tapi apa adanya, banyak kendala..sepertinya response yang kurang cepat dari developernya, entah karena mungkin secara materi kurang besar uang yang kami bayarkan atau bisa juga dari beberapa oknum di sekolah yang sepertinya kurang mendukung atau susah untuk berubah.

Daripada teronggok di dalam hardisk, lebih baik saya share saja menu-menu sistem informasi akademik SMK yang pernah saya usulkan ke developernya :)

1 Administrator

1. Melakukan setting data Sekolah.
2. Melakukan pendataan data master/induk, mulai dari data tahun pelajaran, kelas, ruang, sampai dengan data pegawai yang nantinya juga akan digunakan dan dilengkapi lagi oleh bagian tata usaha. Dan juga, data pegawai ini, nantinya juga bisa untuk memberikan akses user.
3. Memberikan dan membagi Akses User.
4. Mengelola Komputer dan Hosting, serta Jaringan Komputer dan Internet yang ada di Sekolah.
5. Melakukan Backup Database dan Restore Database.
6. Dapat mengisi informasi yang ditujukan bisa untuk siswa atau guru
7. Dapat men-disable atau enable menu yang tidak dipakai
8. Dapat merubah/meng-edit data-data yang sudah dimasukan oleh semua Akses

   

2 Guru (Untuk Guru Mata Pelajaran  & Guru Ekstrakurikuler)

1. Memiliki daftar mata pelajaran yang diampu.
2. Menyusun daftar kompetensi dasar dari yang diajarkan.
3. Memberikan penilaian kepada siswa (ulangan harian dan ada menu remidi) dan nilai akan terotomatis menjadi nilai raport.
4. Memberikan penilaian absensi kehadiran kepada siswa.
5. Mengetahui Jadwal Mengajar pada tiap semesternya.
6. Berinteraksi dengan siswa, dalam E-Learning dan Jejaring Sosial.
7. Mengetahui data item terbaru dari perpustakaan. Dan juga data – data peminjaman yang pernah dilakukan.
8. Dapat mengisi poin pelanggaran dan penghargaan
9. Ada menu informasi dari sekolah di homepage setelah login
10. Dapat melihat data kepegawaian sesuai dengan dirinya sendiri
11. Dapat mencetak nilai mata pelajaran yang diampunya

3 Siswa

1. Mengetahui daftar tahun pelajaran selama masa pendidikan di sekolah.
2. Mengetahui detail keuangan, atas pembayaran–pembayaran yang pernah dibayarkan kepada bendahara.
3. Mengetahui detail absensi kehadiran.
4. Mengetahui perincian nilai per mata pelajaran dan nilai Praktek Industri
5. Mengetahui lembar raportnya.
6. Mengetahui jadwal pelajaran tiap semesternya
7. Mengetahui data pelanggaran dan penghargaan
8. Mengetahui nilai ekstrakurikuler
9. Mengetahui data keterlambatan.
10. Melakukan interaksi dengan Guru, dalam E-Learning.
11. Melakukan inteaksi dengan Guru dan Siswa, dalam Jejaring Sosial.
12. Mengetahui data item terbaru dari perpustakaan. Dan juga data – data peminjaman yang pernah dilakukan.
13. Ada menu informasi dari sekolah di homepage setelah login

4 Wali Kelas

1. Mengetahui daftar tahun pelajaran, dan detail kelas yang diampu (data-data pribadi siswa).
2. Mengetahui kondisi siswa, dari tiap kelas yang diampu. Yakni absensi siswa, poin pelanggaran dan penghargaan, rekap keterlambatan, nilai siswa, dan pembayaran administrasi siswa.)
3. Memiliki daftar nilai siswa atau Leger Nilai
4. Mengetahui jadwal pelajaran.
5. Dapat mencetak raport dan leger nilai serta mendownloadnya dalam bentuk pdf
6. Dapat mengisi poin pelanggaran dan penghargaan
7. Dapat memberikan catatan wali kelas untuk siswa
8. Ada menu informasi dari sekolah di homepage setelah login

5 Kepala Sekolah

1. Mengetahui data–data program pendidikan, data guru, data walikelas, sampai dengan data siswa.
2. Mengetahui jadwal pelajaran.
3. Mengetahui Raport Siswa dan rekap absensi siswa.
4. Melengkapi detail surat disposisi yang telah dimasukkan oleh akses pengarsip surat. Dan kemudian memberikan pengesahan surat tersebut.
5. Mengetahui data item terbaru dari perpustakaan. Dan juga data – data peminjaman yang pernah dilakukan.
6. Ada menu informasi dari sekolah di homepage setelah login
7. Dapat mengisi informasi yang ditujukan bisa untuk siswa atau guru

6 Tata Usaha

1. Melakukan pendataan master / induk data Pendidik dan Tenaga Kependidikan.
2. Rekap Pendidik dan Tenaga Kependidikan.
3. Mengetahui data item terbaru dari perpustakaan. Dan juga data – data peminjaman yang pernah dilakukan.
4. Ada menu informasi dari sekolah di homepage setelah login
5. Dapat mengisi informasi yang ditujukan bisa untuk siswa atau guru

7 Bendahara (Bendahara Komite Sekolah (BKS))

1. Melakukan setting nilai nominal uang untuk tiap jenis pembayaran. Dan ada menu cicilan
2. Melakukan pendataan pembayaran keuangan siswa.
3. Rekap keuangan harian dan bulanan.
4. Mengetahui data item terbaru dari perpustakaan. Dan juga data – data peminjaman yang pernah dilakukan.
5. Ada menu informasi dari sekolah di homepage setelah login

8 Perpustakaan

1. Melakukan pendataan kategori item.
2. Melakukan pendataan penerbit item.
3. Melakukan pendataan supplier item.
4. Melakukan pendataan rak item
5. Melakukan pendataan penulis item.
6. Melakukan pendataan item barang.
7. Melakukan pendataan stock item pada tiap pengadaan.
8. Melakukan Stock Opname, untuk mengendalikan dan mengetahui kondisi jumlah item.
9. Melakukan peminjaman item untuk akses user.
10. Rekap per Item, Sedang dipinjam, dan Rangking item.
11. Ada menu informasi dari sekolah di homepage setelah login

9 BK

1. Mendapatkan nilai sikap/prilaku/pribadi siswa yang terotomatis perdasarkan penilaian dari jumlah kehadiran dan poin pelanggaran dan penghargaan yang muncul dalam raport
2. Mengetahui kondisi siswa, dari tiap kelas yang diampu. Yakni absensi siswa, poin pelanggaran dan penghargaan, rekap keterlambatan, nilai siswa, dan biaya administrasi siswa.
3. Melakukan absensi harian siswa dan dapat merubahnya
4. Rekap absensi siswa per kelas.
5. Melakukan Pendataan Master Pelanggaran dan penghargaan.
6. Rekap data pelanggaran dan penghargaan siswa.
7. Dapat mengisi poin pelanggaran dan penghargaan
8. Mengetahui kondisi keuangan siswa.
9. Melakukan pendataan keterlambatan siswa
10. Dapat mendownload rekap data pelanggaran & Penghargaan, rekap data absensi, rekap data keterlambatan, per bulan/semester
11. Dapat membuat raport BK yang berisi tentang jumlah poin pelanggaran dan penghargaan, jumlah keterlambatan siswa, absensi, dan catatan kasus (diisi langsung oleh guru BK pada siswa-siswa tertentu)
12. Mengetahui data item terbaru dari perpustakaan. Dan juga data – data peminjaman yang pernah dilakukan.
13. Ada menu informasi dari sekolah di homepage setelah login

10 Pengajaran

1. Melakukan penempatan kelas siswa.
2. Melakukan entri data siswa dan rekap data siswa.
3. Melakukan penempatan keahlian siswa.
4. Melakukan kenaikan kelas siswa.
5. Mengetahui history kelas siswa.
6. Melakukan pendataan Keahlian.
7. Melakukan pendataan Ekstrakurikuler.
8. Melakukan pendataan Mata Pelajaran.
9. Melakukan pendataan Guru.
10. Melakukan pendataan Wali Kelas.
11. Melakukan pendataan Siswa.
12. Menyusun jadwal pelajaran dan jadwal mengajar guru. (ketika pengisian, jika ada jadwal yang sama maka muncul keterangan jadwal sudah dipakai)
13. Melakukan pendataan master / induk, untuk data tahun pelajaran, data kelas, dan data ruang.
14. Dapat mengisi informasi yang ditujukan bisa untuk siswa atau guru
15. Dapat mendownload (excel/pdf) dan mengupload data-data dengan template
16. Dapat mencetak raport dan mendownloadnya dalam bentuk pdf
17. Dapat mencetak dan mendownload leger nilai dalam bentuk excel dan pdf
18. Mengetahui data item terbaru dari perpustakaan. Dan juga data – data peminjaman yang pernah dilakukan.
19. Ada menu informasi dari sekolah di homepage setelah login
20. Dapat mencetak data yang diinputkan

11 Pengarsip Surat

1. Melakukan pendataan data – data master surat.
2. Melakukan pendataan surat masuk dan surat keluar.
3. Rekap surat masuk dan surat keluar.
4. Disposisi surat agar disahkan oleh Kepala Sekolah.
5. Mengetahui data item terbaru dari perpustakaan. Dan juga data – data peminjaman yang pernah dilakukan.
6. Ada menu informasi dari sekolah di homepage setelah login

12 WKS, QMR, KP

1. Mengetahui data–data program pendidikan, data guru, data walikelas, sampai dengan data siswa.
2. Mengetahui jadwal pelajaran.
3. Mengetahui Raport/Nilai Siswa, rekap absensi siswa, rekap keterlambatan, rekap poin pelanggaran dan penghargaan.
4. Mengetahui data item terbaru dari perpustakaan. Dan juga data–data peminjaman yang pernah dilakukan.
5. Ada menu informasi dari sekolah di homepage setelah login
6. Dapat mengisi informasi yang ditujukan bisa untuk siswa atau guru

13 Inventarisasi

1. Melakukan pendataan Bangunan.
2. Melakukan pendataan Tanah.
3. Melakukan pendataan Barang.
4. Melakukan penempatan Barang.
5. Mengendalikan Stock Barang.
6. Melakukan pendataan Lab.
7. Mengetahui data item terbaru dari perpustakaan. Dan juga data – data peminjaman yang pernah dilakukan.
8. Ada menu informasi dari sekolah di homepage setelah login

14 SMS Akademik

1. Melakukan konfigurasi GAMMU Server.
2. Melakukan pendataan nomor HP Siswa, Wali Murid, dan Pegawai.
3. Mengirim informasi ke Siswa, Wali Murid, dan Pegawai.
4. Membuat polling SMS,
5. Mekanisme Inbox, Outbox, dan SentItem.
6. Mengetahui data item terbaru dari perpustakaan. Dan juga data – data peminjaman yang pernah dilakukan.

15 Prakerin (Praktek Kerja Industri) (Akses baru)

1. Ada menu informasi dari sekolah di homepage setelah login
2. Melengkapi data nilai disini tentang daftar kegiatan Dunia Usaha dan Dunia Industri yang telah diikuti oleh seorang siswa.

Catatan: 

• Semua data yang di upload dapat dilakukan manual (satu-persatu) atau dengan menggunakan template excel/csv
• Presensi berasal dari data singkronisasi dengan fingerprint presensi siswa dan manual oleh petugas presensi
• Setiap data presensi yang masuk akan otomatis melakukan pengiriman SMS/Email pada orang tua siswa.
• Setiap minggu, wali kelas & BK mendapatkan email notifikasi rekap presensi dan poin pelanggaran siswa sesuai dengan kelas yang di bimbing.
• Pada menu bendahara data juga tersingkron dengan sistem rekening bank sekolah agar otomatis ter-update pada sistem informasi ini. 
• Database sistem ini juga dapat diakses melalui aplikasi smartphone iOS/Android/Windows Mobile

Tulisan diatas adalah beberapa saran saya yang saat itu diajukan, namun sekali lagi banyak kendala sehingga membuat pengembangannya molor. Selama ini, belum ada jasa pembuatan aplikasi seperti ini di sekolah. Dan menurut saya, konsep menu ini adalah yang paling sesuai untuk SMK saya, waktu itu lho :)